Será que esse é o momento ideal para informatizar o seu negócio? Se você tem pensado a respeito, mas não chegou a uma conclusão precisa saber quais são os fatores a se considerar. É importante ressaltar que atualmente a informatização deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade para companhias de todos os setores. Para que se tenha os melhores resultados é essencial que o processo seja realizado assertivamente.
Como saber quando é o momento certo de informatizar o seu negócio?
Ao abrir uma pequena empresa é bem provável que você comece usando ferramentas mais simples de controle como planilhas eletrônicas, por exemplo. No entanto, conforme o volume de trabalho for aumentando e a sua organização for se estabelecendo no mercado se tornará necessário contar com ferramentas mais otimizadas.
Acelerar o fluxo de registro de dados bem como tornar mais eficiente o sistema de busca é imprescindível para se consolidar. Sendo assim o momento ideal para iniciar o processo de informatização é aquele em que a demanda aumenta e os registros convencionais não dão mais conta de atender as necessidades organizacionais.
Como iniciar o processo de informatização da sua empresa
Para que a sua companhia tenha acesso às ferramentas mais assertivas para se posicionar no mercado é essencial que tenha o direcionamento de profissionais. A recomendação é contratar o auxílio de uma consultoria que indicará por quais áreas dar início as transformações e quais os equipamentos necessários.
Um dos principais fatores que devem ser considerados nesse começo de informatização é o porte da sua companhia, ou seja, escolher opções que sejam viáveis e concernentes para a sua estrutura. As alternativas devem estar de acordo com os recursos disponíveis para investimento assim como com as necessidades existentes.
O gestor deve ter um planejamento para que possa realizar o investimento em computadores, rede de servidores e impressoras. Todos esses equipamentos são fundamentais para que o processo de informatização seja concluído com sucesso.
Quais os setores que devem passar pela informatização primeiro?
Certamente uma das dúvidas que surge para quem está iniciando esse projeto de informatização de seu negócio é por quais setores dar início a implementação de tais ferramentas. A recomendação é iniciar pelos setores que possuem o maior volume de transações diárias de maneira que sua otimização já traga um reflexo bastante positivo no contexto geral.
O departamento de controle financeiro do empreendimento é um dos grandes candidatos a ser informatizado primeiro. O setor de produção também pode ser melhorado com a adição de equipamentos que tornem sua atuação mais eficaz para que possa então trazer respostas mais positivas no mercado.
Principais vantagens da informatização
O processo de informatização pode ser responsável por diversas vantagens para companhias de diferentes segmentos de atuação, a seguir vou apresentá-las com mais detalhes.
1 – Produção criativa dos colaboradores
A partir do momento que tarefas burocráticas e repetitivas passam a ser realizadas por um sistema informatizado os seus colaboradores têm mais tempo livre para que possam realizar um trabalho de produção criativa. Mais ideias e soluções serão criadas para atender as necessidades da sua organização. Liberar os colaboradores para que possam se concentrar nessas tarefas é investir no crescimento da sua empresa em longo prazo.
2 – Redução da taxa de erros e retrabalho
A padronização oferecida pela informatização permite que haja redução da taxa de erros e consequentemente de retrabalho. A qualidade das informações produzidas aumenta quando se tem uma produção mais eficiente de dados. Com informações precisas se torna mais simples tomar decisões mais coerentes e com visão amplificada.
3 – Reunião de informações para consultas
A informatização tem como uma das suas grandes vantagens à concentração de dados de qualidade em bancos de dados que podem ser continuamente consultados para tomar decisões relativas a elaboração de orçamentos e devido planejamento de atividades para o futuro.
4 – Mais conhecimento da sua carteira de clientes
Ter um sistema confiável em que os dados estejam registrados é essencial para que se tenha mais conhecimento a respeito dos clientes efetivos do seu empreendimento. A partir dessas informações ficará mais simples elaborar e organizar planos de ação para aumentar o número de vendas. Lembre-se que é mais barato manter os clientes que já compram da sua empresa do que conquistar novos.
Conclusão
O momento ideal para realizar o processo de informatização do seu negócio é quando planilhas simples ou outros métodos de controle analógicos não dão mais resultado frente a quantidade de dados que são gerados pela companhia em seu dia a dia. O processo deve ser realizado com foco nos setores que são mais essenciais para o dia a dia corporativo como o administrativo e o de produção.
Fonte: Marcus Marques
